A delegálás, kiszervezés előnyei és buktatói – tanácsadói példák alapján
A legtöbb kisvállalkozás kezdetben egyetlen emberen áll vagy bukik: a tulajdonos-vezetőn. Ő szerzi az ügyfeleket, egyeztet, árajánlatot készít, dolgozik, számláz – és még a Facebook-posztot is ő írja meg esténként.
Egy ponton azonban ez már nem fenntartható.
Nem azért, mert a vezető alkalmatlan. Hanem azért, mert egy ember kapacitása véges. Ha nincs tehermentesítés, elakad a növekedés – vagy jön a kiégés.
A delegálás, kiszervezés vagy éppen automatizálás ilyenkor nem luxus, hanem vezetői felelősség.
De hogyan csináljuk jól? És hol lehet elrontani?
Milyen feladatokat érdemes kiszervezni, delegálni?
Tapasztalataim szerint a kisvállalatok számára három típusú feladat ideális „kiszervezésre”:
- Rutin és időrabló: adminisztráció, számlázás, levelezés
- Speciális szakértelmet igénylő: marketing, jogi, IT, webes feladatok
- Kiegészítő ügyfélkiszolgálás: telefonos ügyfélszolgálat, időpontkezelés
Ha valami nem stratégiai, nem egyedi, és nem a vezető személyéhez kötött – az kiszervezhető.
A kiszervezés, vagy delegálás legnagyobb buktatói
1. Nincs pontos brief – így mindenki mást ért a feladaton
Egy kis tanácsadó cégnél a vezető delegálta a prezentációk formázását egy új belépő gyakorlott asszisztensnek. Azt mondta: „csináld meg igényesre”. Nem volt minta, nem volt határidő, nem volt prioritás. Az asszisztens szép, de használhatatlan diákat készített – a vezető pedig este újraírta.
Tanulság: pontosan le kell írni, mit várunk, milyen struktúrában, meddig, milyen célra. Egy 10 perces eligazítás sok óra pótmunkától kímélhet meg.
2. Nincs rendszeres visszacsatolás – a kiszervezett feladat „elkallódik”
Egy rendezvényszervező cégnél a marketinget szervezték ki egy fiatal külsős cégnek. Az első hónapban lelkesek voltak, aztán egyre kevesebb lett a poszt, ritkultak a beszámolók. A vezető azt hitte, minden rendben – viszont egyre kevesebb éreklődő jelentkezett.
Tanulság: a kiszervezett feladat is vezetői felelősség marad. Ha nincs heti egyeztetés, nincs eredmény sem. Legalább egy rövid státusz e-mailre vagy online hívásra szükség van.
3. Túl korán próbálunk bonyolult dolgokat kiszervezni
Egy épületgépész vállalkozás a teljes ügyfélajánlat-készítést szerette volna átadni egy új projektvezetőnek. A gond csak az volt, hogy addig mindent fejben, érzésre csináltak – nem volt dokumentált sablon, nem volt árlista, nem volt kalkulációs rendszer. A projektvezető nem tudott elindulni, volt jó pár konfliktus – majd fél év múlva kilépett.
Tanulság: kiszervezni csak azt lehet, ami már működik. Előbb érdemes leírni a folyamatot, sablonokat, példákat, és csak utána átadni.
4. A régi, közvetlen beosztott még mindig a vezetőhöz rohan – és visszahúzza a rendszert
Egy gépipari karbantartó cégnél a vezető egy középvezetői szintet hozott létre. Aki eddig közvetlenül neki jelentett, most egy új projektvezető alá került. De az illető továbbra is hozzá ment minden problémával – és ő válaszolt is.
Ezzel aláásta a projektvezető tekintélyét. Nem tudott kialakulni az új rend, a felelősségek nem tisztultak le. A középvezető elég hamar felmondott – az egész rendszer visszarendeződött.
Tanulság: ha kiszervezek, bíznom kell abban, akinek delegáltam. Ha a régi reflexek szerint visszaveszem a döntést, magam alatt vágom a fát.
Zárás – ahogy én látom tanácsadóként
A kiszervezés és delegálás nem varázslat. Nem a siker első lépése, hanem növekedés és harmonikus vezetés kulcsa.
Azt jelenti, hogy a vezető hajlandó elengedni valamit – hogy nagyobbra nőhessen, hogy ne fulladjon bele a munkájába.
Aki mer rendszerben gondolkodni, folyamatot építeni, és meghagyni a döntési felelősséget annak, akinek azt rábízta – az időt és kapacitást nyer. És ez a legértékesebb erőforrás egy kisvállalatban.