Egy ügyfelem szinte mindent maga csinált a cégében. Reggel ő nyitotta az irodát, napközben három projekten dolgozott, este pedig még ő számlázott, és egy Excel-táblában nyomozta, hogy kinek mit ígért meg előző héten. Amikor megkérdeztem tőle, mikor volt utoljára szabadságon, csak annyit mondott: „Hagyjál már, majd gazdag leszek”
Ügyfelem nem egyedi eset. A kisvállalati vezetők jelentős része úgy gondolja: ha nem ő dönt mindenben, akkor abból baj lesz. És ez részben igaz is – amíg minden döntés tényleg nála fut össze. A probléma ott kezdődik, amikor ez már nem fenntartható.
A kézivezérlés csapdája
Sokan azt hiszik, hogy a folyamat-vezérelt működés valami nagyvállalati hókuszpókusz, amihez legalább egy svájci tanácsadócsapat és egy PhD kell. Valójában viszont arról van szó, hogy a cég működését nem személyek köré, hanem folyamatok köré szervezzük.
A kézivezérelt működés tünetei:
- Minden döntés a tulajdonosnál landol
- A kollégák inkább nem mernek dönteni, nehogy baj legyen
- Nincs két ugyanolyan árajánlat, mert minden attól függ, éppen milyen napja van a főnöknek
- A vezető szabadsága alatt minden lelassul, vagy megáll
És ami még fontosabb: ha a cég mindenben a vezetőtől függ, akkor nem skálázható és nem eladható. Márpedig egy nap eljön az a pont, amikor vagy növekedni kellene, vagy kiszállni – és egyikhez sem elég az „én mindent tudok” stratégia.
Mi a megoldás? – A döntési határok kijelölése
A folyamat-vezérelt működés nem azt jelenti, hogy a tulajdonos háttérbe szorul. Azt jelenti, hogy ő határozza meg a kereteket, de nem ő húzza fel minden reggel a rolót.
Egy másik ügyfelemnél – hívjuk Klárának – először csak egy kis folyamatot formalizáltunk: hogyan kell árajánlatot adni. Klára összeírta, mik a minimum elvárásai, milyen árképzési szabályokat szeretne, és mikor kell még vele egyeztetni. Ebből készült egy egyszerű sablon és egy döntési fa. Két hét múlva a kollégák már maguktól készítettek ajánlatokat – Klára pedig először érzett rá, milyen érzés, amikor nem minden rajta múlik.
Lépésről lépésre – Hogyan lesz egy kisvállalatból folyamat-vezérelt szervezet?
- lépés: Azonosítsuk a „szűk keresztmetszeteket”
Mely döntések akasztják meg leggyakrabban a működést? Hol várnak a kollégák a vezetőre? Hol lehetne sablonokat, döntési logikát használni? - lépés: Dokumentáljuk a meglévő működést
Nem kell regényeket írni, de legyen egyértelmű, ki mit csinál, mikor, és mi alapján dönt. - lépés: Alakítsunk ki döntési szabályokat
A tulajdonos dolga nem az, hogy döntsön mindenben, hanem hogy meghatározza, milyen keretek között születhetnek döntések. - lépés: Delegáljunk – bizalommal!
Ez a legnehezebb, különösen, ha eddig mindent a vezető vitt a hátán. De a delegálás nem gyengeség, hanem vezetői érettség jele. - lépés: Kövessük nyomon a működést – riportokkal
Nem kell mindenbe beleszólni, de tudni kell, mi történik. Egy jól összerakott riport rendszer rengeteg időt és energiát spórol meg.
Mi kell ehhez a tulajdonostól?
- Nyitottság a változásra
- Hajlandóság a bizalom kiépítésére
- Kitartás – a folyamat-vezérelt működés kialakítása nem sprint, hanem maraton
És mit adhat hozzá egy külső tanácsadó?
- Rálátást, amit belülről nehéz észrevenni
- Sablonokat, struktúrákat, amikkel gyorsabban lehet haladni
- Mediátori szerepet a vezető és a csapat között – különösen a kezdeti feszültségek oldásához
- Egy külső szem néha pont elég ahhoz, hogy az első dominó eldőljön
Végezetül egy gondolat:
A jó vezető nem az, aki mindenre tudja a választ, hanem az, aki olyan rendszert épít, ahol a válaszok nélküle is megszületnek.
Ha a céged már kinőtte a kézivezérlést, de még nem épült fel a folyamatrendszer, talán pont most jött el az idő, hogy változtass.